這次跟大家分享開公司上的一些心得,由於網路上可以找到許多開公司的流程,本篇會著重在心得的分享,當然我也並非專業的會計、法務,正確的流程建議可以詢問合作的會計。
會計
開公司如果要省時間,找一個好會計是必要的,因為開公司在學校並非必修課程,大部分人都不會有開公司的經驗,雖然說是「開公司」但林林總總的項目非常多,除了公司設立外還有包含發票、營業稅、勞健保這些項目都是需要獨立申請,如果沒有一個人引導將會花去許多時間在搜尋。
還記得一開始的時候,以為公司申請好就會有發票、勞健保這些項目,申請後才知道這些是一一獨立的,如果沒有會計師協助處理,那麼就是負責人要了解這些項目,甚至需要親自排隊申請或者打電話到各個窗口詢問事宜。不熟的情況下整個流程耗去一個月是有可能的,從決定開公司那時候開始,經費就不斷的在燃燒,會建議申請的過程交給專業的人,負責人應該是將時間花費真正有價值的事情上!
交給專業的處理,也要了解一下大致上要花多少錢,基本上費用分為兩個部分,可以參考 Simpany:
- 一次性費用:通常是在申請時才產生,如設立公司來說約需要一萬多元就屬於此類型。另外現在公司股東持有股份也需要公開申報,這也會產生一次性費用(會計師也會提供後續的年度維護,所以也有年度維護費用)。
- 每月記帳費用:記帳包含從進項、銷項的費用計算,並且會製作 401 表作為稅務申報使用,如果公司進銷項複雜需要花上許多時間,也是建議給予專業的會計師處理,每月收費約 2000 元(依據地區、營業額會略有不同),每年計費則是以 14 個月做計算(年度營所稅的費用)。
自己申報營業稅的感覺:
另外每間會計事務所的「嚴謹」程度不同,有些事務所給他們發票後就會處理到好,不會詢問發票內的細項;有些則會一一比對帳務,確認發票是符合公司需求的。而越嚴謹的事務所,公司也需要更加配合,對於想要發展成中、大型企業的公司是比較好的(營業額 3,000 萬以上則會使用查帳,嚴格程度也會不統,有些事務所在營業額不高時就會做到接近查帳的條件)。
公司、行號?
在開立公司時,也需要決定是要使用公司或行號(公司又區分為有限公司及股份有限公司,在此就不多做說明),公司或行號通常會使用營業額來做區分,月營業額 20 萬以下可設立免用統一發票的行號,如果預期會超過此數目並且有開立發票的需求,則會直接建議開立有限公司,政府對於公司也會提供補助及更多法律上的保障(像是我們進駐在數創就必須是使用公司)。
需要準備什麼?
了解會計師重要性以後,我們就來開始準備開立公司吧,就算有請會計師,許多項目還是需要自行處理,以下列出可以事先準備的項目吧
公司名稱預查
開立公司前先想好一個名字是必要的,可以透過經濟部的預查輔助查詢看看想要的名字是否可以使用,避免自己一廂情願用特定的名稱,屆時卻發現該名稱已經被佔用了。
以下幾點經驗跟大家分享:
XXXX資訊科技有限公司
、XXXX科技有限公司
、XXXX有限公司
:這些都屬於不同的名稱,可以自行排列組合。- 名稱也要刻在印章上,請謹慎選擇
- 名字太長以後要寫很久(我就取太長了)
- 主要名稱目前還是以中文為主,據說近幾年要調整成可接受英文申請,但沒有持續關注此議題。
大小章
印章又稱為大小章,大章也就是公司章,小章則是負責人印章,雖然小章代表負責人,但基本上會與個人私章做區分,部會將公司的小章與個人私章混合使用,畢竟大小章在一起時就可代表公司執行許多業務,如銀行帳戶申請、匯款、公司合約或是政府單位各項業務都是使用大小章,必要時會將大小章交付給特定人士使用,所以會建議小章與私章是分開的。
印章會分為兩個階段使用,一則是在公司設立前會先帶有「籌備處」字樣的大章,在公司設立前會使用籌備處的印章申請各項業務,如開立銀行帳戶(有些銀行已經可接受不使用 “籌備處” 的印章,相對可省去一些麻煩);另一則是公司成立後的正式大章,會建議在申請公司的過程中花些費用刻好,以便公司成立後可立即使用。
資本額、銀行帳戶
成立公司時必須投入資本額作為股份,此資本額是作為公司營運使用,並且會作為盈餘分配的依據,原本公司設立有最低資本額的限制(股份有限公司為 50 萬元,有限公司為 25 萬元),後來也移除此項規定,所以只要會計師核准,資本額基本上可以無視。
接下來就是將你跟夥伴(股東)的資金準備好,然後到銀行開立帳戶(籌備戶),開立帳戶會產生一組臨時的帳戶名稱及號碼,名稱也就會帶上 “籌備戶” 的字樣,而現在有些銀行會在申請完後直接將 “籌備戶” 移除,並且使用同一組帳戶號碼。
申請完籌備戶以後,就可以在指定的時間內各自匯入談好的比例資金(太早匯也不行喔),交由會計師、政府查核後即可準備設立。
準備設立
準備就緒以後,會計師會提供許多文件以供簽署,如公司章程、設立登記表、房屋所有權(或者願意租你開公司的證明文件)等各項表單,申請的過程中也可以選擇將大小章直接交由會計師(選擇信任的會計師,可以省去不少麻煩),加速整個設立的流程。
設立完成後就會收到政府的來函,包含設立許可、營業登記等等文件,尤其營業登記是政府許可的證明,申請網路線路、政府補助、正式銀行帳戶都是會使用到的,雖然它只是張 A4 紙,但請確保它有被妥善收藏。
其它事項
公司如果申請完了,就可以開始營業了嗎?
不行,畢竟要請員工就需要協助加保勞健保,有銷售就必須開立發票,這些項目還是需要在設立公司時一口氣完成。
工商憑證
現在政府許多業務都慢慢的電子化,工商憑證就如同個人使用自然人憑證,只不過它所代表的是公司行號。
申請完的政府業務如勞健保、電子發票,都會要求使用工商憑證登入(除非你喜歡臨櫃申請這些業務)。登入後可將業務指派給特定的職員或負責人,往後改為使用個人的自然人憑證或健保卡登入執行該業務(所以自然人憑證太破爛的也可以順便換新)。
每月的痛 - 勞健保
對於許多新創公司來說,每個月的噩夢除了薪資以外,另一個就是勞健保了(有部分負責人會認為勞健保比薪資可怕,費用約是總薪資的 20%),隨著勞工權益上升,公司所負擔的勞健保費用也越來越高,現在的勞健保也是屬於逐年調漲,在成立公司時不可忽視這個成本。
關於許多勞健保的細節可以獨立一篇做介紹,這邊僅說明前期可能會遇到事項:
申請、投保:
勞健保是屬於勞保、健保的簡稱,所以實際上投保時兩者是分離的,好在申請、投保這兩個步驟可以合併處理,因此一開始可以先帶著大小章以及營業登記到「勞保局」一起申請,第一次申請時也可順便投保,申請完一段時間即會收到勞保單位、健保單位設立的許可文件。
單位設立以後,就可透過工商憑證登入勞保局的系統進行投保及各項查詢,雖然勞健保是分離的,但勞保局系統可 “同時加保勞健保”,算是流程中的小確幸…。
勞保、勞退:
勞保基本上就是依據員工的薪資做投保,投保級距可參考:https://twworkforce.com/2019/11/17/3in1/
關於負責人在勞保上,有以下一些事項需要注意:
- 負責人預設是沒有勞退的
- 負責人的勞健保級距不可低於 45,800 元,亦不可低於全員工的最高薪資
- 如果員工薪資為 50,000,負責人也不可低於此數字
- 新設立公司前半年可直接套用全員工最高薪資(如果最高薪為 36,000,前半年可先用此數字申請)
- 負責人一定要保勞保,但可以不要領薪水 :D
除此之外,每月的帳單上不會有每個員工的勞保明細,需要至勞保局的網站查詢。
健保:
原則上,健保與勞保是一體的,所以在申請勞保時也會同時納入健保,在投保前也可先詢問員工是否要加保眷屬,加保原則是以一等親為主,二等親有其它條件(兄弟姊妹屬二等親)。
另外,在很少部分情況下,可以選擇不需要加保健保
勞工從事短期性工作未滿三個月,或是一週工時少於 12 小時,勞工是可以要雇主不幫他投保的,並繼續依原投保狀況投保(Ex:寄託在直系親屬的公司裡),但也特別要注意,基本上成年以後的人都要獨立加保不能依附在父母親名下,除非子女為學生才可以。所以有工作、又成年,你就不能拒絕雇主幫你投保健保哦。
簡單來說:
- 短期、工時少
- 學生
- 員工同意
參考:https://www.1111.com.tw/dayoff/discussTopic.asp?cat=vacationQuestion&id=222376
除此之外,每月的帳單上不會有每個員工的健保明細,需要至健保局的網站查詢(這個系統真心覺得難用,各項登入說明的詞彙很容易誤解)。
發票
發票分為手寫發票與電子發票,顧名思義手寫發票就是用手寫的,電子發票可以用電腦輸入並以電子的方式傳送,以下列出其中的共通點及注意事項:
發票共通概念:
- 都是以「本」為單位,一本為 50 張發票(也就是 50 個連續發票字軌)
- 無論電子發票、手寫發票都需要上傳或繳回已使用發票及作廢發票
- 開立發票有固定 5 % 的營業稅
手寫發票:
優點只有一個:申請過程簡便,除此之外都是一堆雷
缺點:
- 每張之間都要隔複寫紙,隔錯就報廢好幾張
- 不能寫錯字,一寫錯就作廢(我通常三張錯兩張,好一點三張錯一張)
- 耗費許多時間在手寫上
- 稅額要自己算(有現成工具,但還是要自己輸入數值才會有結果)
- 寫完還要寄給用戶
先前手開發票一次要花上半小時到一小時的時間(包含寄送),真的不想再面對那樣的流程。
電子發票:
電子發票申請上相當麻煩,而且每間國稅局回覆都略有不同,除了國稅局這關以外,還會建議在串接第三方的發票服務,並透過 API 的形式串接發票,可以節省非常多的時間在開發票上。
電子發票具有以下特點:
- 開立後不需要提供紙本發票(用戶可要求索取,但大部分不會有這些需求)
- 有效減少錯誤,不用擔心寫錯字浪費紙張
- 廠商收到電子發票,可直接用印表機列印後報帳(不需要主動寄送,節省雙方成本)
- B2C 發票中獎需另外主動聯絡用戶
- 可以串接 API,並且自動化發送發票明細
申請完電子發票後,就可以在政府的平台上使用基本的電子發票功能,包含:
- 索取電子發票(以本為單位下載)
- 開立單張電子發票(如同手開)
- 上傳空白電子發票字軌(沒上傳國稅局會打電話過來唸)
不過同時也建議串接第三方的發票系統,雖然需要額外的費用,但可以節省非常多的時間成本,費用上每張約 1 ~ 1.5 元,量越大價格越低,第三方電子發票平台具有以下特點:
- 提供 API 自動化開立發票
- 發票管理系統,便於開立、作廢、折讓等各種功能
- 自動計算稅額
- 提供每月申報的銷項列表(節省會計時間)
- 自動化上傳空白發票字軌
- 可開立預約發票(預先預約,等時間到才開立)
- 中獎查詢
光自動化開立發票我就買單了,剩餘功能也是有效節省許多時間,也可以跟經常寫錯的人工發票說掰掰,真的沒有理由不使用(也可以自行串接國稅局的 Turnkey,但不建議)。
開完公司了
本篇是在開完公司後將近兩年後的時間寫的,其中也包含這段時間的一些經驗分享,希望對於想創業的夥伴有些幫助。
看完這篇以後,如果你也成功了設立公司,先恭喜你踏出了第一步,接下來還有更多的挑戰等你來面對 :D